Czy karta przedpłacona jest naprawdę zwolniona z ZUS?
Od 1 września 2023 roku, wzrosła z 300 zł do 450 zł maksymalna kwota dofinansowania posiłków pracowniczych, która jest wyłączona z podstawy naliczania składek ZUS. To nie jedyna zmiana, ponieważ od początku września pracodawcy mają także możliwość wydawania pracownikom kart przedpłaconych, uprawniających do nabycia posiłku. Takie karty są wyłączone z podstawy naliczania obowiązkowych składek społecznych. Zmiana ta obejmuje także kupony, talony, bony żywieniowe i karty przedpłacone, które uprawniają do nabycia wyłącznie posiłku.
Jednak karta przedpłacona może być źródłem poważnych problemów dla firmy, co potwierdza decyzja ZUS „z 5.10.2023 r. (DI/200000/43/852/2023) gdzie ZUS po raz pierwszy wypowiedział się nt. nowych uregulowań rozporządzenia składkowego, pozwalających na wyłączenie z podstawy wymiaru składek – w ramach podwyższonego do 450 zł limitu – kart przedpłaconych wydawanych pracownikom z przeznaczeniem na zakup posiłków”.
Pracodawca zwrócił się do ZUS z pytaniem, gdzie podkreślił, że zasilana karta uprawnia pracowników „do nabycia wyłącznie posiłku lub zakupu produktów żywnościowych umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie (nie można zapłacić kartą za chemię, papierosy, alkohol, etc.). Dlatego wydawane pracownikom karty powinny być – do kwoty 450 zł miesięcznie – zwolnione od składek.”
Rodzaje kart przedpłaconych
Karty przedpłacone to nowoczesne rozwiązanie w zarządzaniu firmą, które umożliwia pracownikom dokonywanie płatności bezgotówkowych. Mogą być one podzielone na dwa rodzaje: te działające tak, jak karta debetowa w banku i karty prezentowe do sklepów. Karty wydawane przez banki na całym świecie i instytucje pozabankowe są coraz bardziej dostępne i popularne w zakładach pracy. Dzięki nim pracodawcy mogą łatwiej zarządzać wydatkami, a pracownicy korzystać z wygodnych form płatności.
Karta przedpłacona (prepaid) coraz bardziej dostępna i popularna w zakładach pracy
Karta przedpłacona to rodzaj karty płatniczej zasilonej dowolną kwotą. Jest to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia przedsiębiorcom realizację ustawowych obowiązków. Karta przedpłacona ułatwia płatności za posiłki dla pracowników i jest coraz bardziej dostępna i popularna w zakładach pracy. Pracodawcy mogą w ten sposób zapewnić pracownikom wygodny dostęp do posiłków, jednocześnie kontrolując wydatki.
Dzięki kartom przedpłaconym można śledzić historię transakcji
Dla przedsiębiorców, którzy chcą ograniczyć wydatki pracowników podczas podróży służbowych lub spotkań z klientami, udostępnienie kart przedpłaconych może być skutecznym rozwiązaniem. Firma może łatwo kontrolować i śledzić wydatki, a pracownicy mogą korzystać z benefitów bez konieczności skomplikowanego procesu wnioskowania czy dokumentowania. Dzięki kartom przedpłaconym, pracodawcy mają pełną kontrolę nad wydatkami, co pozwala na lepsze zarządzanie budżetem.
Zapłata kartą przedpłaconą jest bezpieczna i wygodna
Korzystanie z kart przedpłaconych daje pracownikom poczucie bezpieczeństwa finansowego. Płacąc kartą przedpłaconą, pracownicy nie muszą ponosić wydatków z własnej kieszeni. Mogą używać kart do zakupów związanych z pracą, nie martwiąc się o opóźnienia w zwrotach kosztów lub konieczność noszenia dużej ilości gotówki. To rozwiązanie jest nie tylko wygodne, ale także bezpieczne, ponieważ minimalizuje ryzyko nieautoryzowanych transakcji.
Zwolnienia z ZUS tylko na gotowe do spożycia posiłki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
„Zgodnie z interpretacją ZUSu przez „posiłek”, wyłączony ze składek, należy rozumieć zarówno gotowe posiłki jak i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do bezpośredniego spożycia. Jednakże, istnieje ryzyko niewłaściwego wykorzystania środków związanych z używaniem kart przedpłaconych, co wymaga ustalenia jasnych wytycznych przez pracodawców.
Nie podlega natomiast wyłączeniu z podstawy wymiaru składek wartość bonów, talonów czy innych znaków towarowych umożliwiających zakup wszelkich towarów, zarówno spożywczych nieprzetworzonych, innych, np. przemysłowych, chemicznych, itd. bądź usług realizowanych w sklepach, sieciach handlowych, punktach usługowych. Dotyczy to w szczególności wartości środków znajdujących się na kartach płatniczych typu pre-paid, doładowanych środkami pieniężnymi i przekazanych pracownikom z możliwością wykorzystania do zapłaty za różne towary i usługi oferowane przez zarówno placówki gastronomiczne, sklepy jak i punkty usługowe. Warto również zauważyć, że karty przedpłacone mogą ograniczać siłę nabywczą pracowników, zwłaszcza w sytuacjach, gdy występują nieprzewidziane wydatki.
ZUS powołał się na wyrok SN z 24.09.2015 r. (I UK 205/15), w którym sąd stwierdził, że w rozporządzeniu składkowym ustawodawca nie zawarł definicji legalnej pojęcia „posiłek”, ale brak takiej definicji ustawowej nie uprawnia do przyjęcia, że „posiłek” jest tożsamy z „produktem spożywczym”. „Produktem spożywczym” jest, według sądu z całą pewnością makaron, kasza, mąka, drożdże, które nie nadają się do bezpośredniego spożycia, a więc nie każdy produkt spożywczy może być potraktowany jako posiłek.”
Zwolnienie karty przedpłaconej z ZUS TAK, ale tylko na gotowe posiłki. Nie ma zwolnienia dla kart, które umożliwiają dokonywanie zakupów produktów żywnościowych.
Finansowanie działalności socjalnej
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) a karty przedpłacone
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) to system, który umożliwia pracodawcom finansowanie różnych form wsparcia dla swoich pracowników. Karty przedpłacone sfinansowane ze środków ZFŚS umożliwiają pracodawcom realizację ustawowych obowiązków w zakresie finansowania działalności socjalnej. Zakup kart przedpłaconych zwiększa wartość otrzymanych benefitów, gdyż pracodawcy mogą zapewnić pracownikom dostęp do różnorodnych świadczeń, takich jak posiłki, bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów administracyjnych.
Podsumowanie
W kontekście zwolnienia kart przedpłaconych dla pracowników z ZUS, warto zwrócić uwagę na szczegóły dotyczące świadczeń, które mogą być finansowane z funduszu socjalnego. W zakresie świadczeń pieniężnych oraz rzeczowych świadczeń, przepisy jasno określają zasady przeznaczania środków funduszu. Należy pamiętać, że karty przedpłacone, takie jak karta podarunkowa, mogą być traktowane jako świadczenie pieniężne, a tym samym ich zwolnienie z ZUS zależy od sposobu ich przyznania i finansowania. Kluczowe jest, by środki te były zgodne z zasadami funduszu socjalnego lub funduszy związków zawodowych. Co więcej, świadczenia te mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, o ile nie mieszczą się w limitach zwolnienia. Dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów z tytułu takich świadczeń również mogą być istotnym czynnikiem do uwzględnienia. Warto dodać, że podobne regulacje dotyczą świadczeń finansowanych w formach wychowania przedszkolnego, co dodatkowo komplikuje kwestię interpretacji przepisów.
Źródło informacji: https://rachunkowosc.com.pl/karty-na-posilki-dla-pracownikow-po-zmianie-przepisow-nadal-trudno-uniknac-zus
