Benefity w małej firmie. Jak wspierać pracowników bez rozbudowanego budżetu?

Warto pamiętać, że małe firmy stanowią zdecydowaną większość polskiego rynku. Według danych PARP sektor MŚP stanowi aż 99,8% wszystkich firm w kraju, a same mikroprzedsiębiorstwa – 97,2%, czyli około 2,3 mln podmiotów [1]. Dlatego rozwiązania niewymagające korporacyjnego budżetu odpowiadają na potrzeby dużej części polskich pracodawców.   

Co powinno decydować o wyborze benefitu? Przede wszystkim to, czy odpowiada on na realną potrzebę pracowników i czy łatwo z niego skorzystać. Jeden dobrze dobrany benefit może mieć większą wartość niż długa lista dodatków, z których rzadko się korzysta. 

Małe firmy mają przy tym przewagę, którą warto wykorzystać – zwykle są bliżej swoich pracowników. Łatwiej porozmawiać z całym zespołem, poznać jego potrzeby, zebrać opinie i szybko ocenić nowe rozwiązanie. Oferta benefitowa może być dzięki temu krótsza, ale znacznie lepiej dopasowana.

Tworzenie oferty benefitowej warto zacząć od prostego pytania: czego nasz zespół rzeczywiście potrzebuje?  

Odpowiedź zależy przede wszystkim od modelu pracy, lokalizacji i organizacji dnia. Inne potrzeby będzie miał kilkuosobowy zespół pracujący hybrydowo, inne pracownicy codziennie obecni w biurze, a jeszcze inne osoby wykonujące swoją pracę w terenie.  

Nie bez znaczenia jest również sytuacja finansowa pracowników. Z badania MyBenefit wynika, że 47% badanych wskazuje benefity pracownicze jako ważną pozycję w domowym budżecie [2]. Pokazuje to, że dużą wartość mogą mieć świadczenia, które odnoszą się do regularnych wydatków, a nie tylko okazjonalnych potrzeb. 

Mała firma nie musi więc finansować wielu benefitów jednocześnie. Często lepszym rozwiązaniem jest wybór jednego lub dwóch świadczeń o szerokim zastosowaniu i ustalenie prostych zasad korzystania z nich.

Warto przy tym patrzeć nie tylko na cenę samego benefitu. Jeśli jego obsługa wymaga ręcznego zbierania dokumentów, rozliczania każdego wydatku albo kontaktowania się z kilkoma dostawcami, firma płaci również czasem właściciela, HR-u czy administracji. W małym zespole ten koszt może być szczególnie odczuwalny.

1. Prostota

W małej firmie nie ma osoby tylko do obsługi benefitów. A ktoś musi dodać pracowników, wyjaśnić zasady, odpowiedzieć na pytania i dopilnować rozliczeń, zwykle obok wielu innych zadań. Dlatego liczą się proste wdrożenie, mało formalności i możliwość zarządzania świadczeniem w jednym miejscu.

Prostota jest równie ważna z perspektywy pracownika. Nawet atrakcyjne świadczenie może szybko stracić na wartości, jeżeli wymaga skomplikowanej rejestracji, pilnowania wielu terminów czy każdorazowego rozliczania wydatków. Im łatwiejsze korzystanie, tym większa szansa, że stanie się częścią codzienności.

2. Elastyczne koszty

Przy niewielkim zespole każda niewykorzystana kwota jest odczuwalna. Tymczasem pracownicy biorą urlopy, chorują, pracują z domu albo po prostu w danym miesiącu rzadziej korzystają ze świadczenia.

Dlatego warto zwrócić uwagę nie tylko na wysokość miesięcznego limitu, lecz także na model rozliczenia. Korzystne może być rozwiązanie, w którym firma określa maksymalny budżet na pracownika, ale ostatecznie płaci za rzeczywiste wykorzystanie benefitu.

3. Rzeczywiste wykorzystanie

Benefit może dobrze prezentować się w ogłoszeniu rekrutacyjnym, a jednocześnie mieć niewielkie znaczenie w codziennym życiu zespołu. Dlatego jednym z najważniejszych pytań powinno być: ilu pracowników rzeczywiście z niego korzysta?

Jeżeli świadczenie nie pasuje do rytmu dnia, lokalizacji albo potrzeb zespołu, nawet najlepsze intencje pracodawcy nie sprawią, że będzie regularnie wykorzystywane. Warto więc obserwować, pytać zespół o doświadczenia i po kilku miesiącach ocenić efekty. W razie potrzeby mała firma może szybko zmienić zasady. 

Dofinansowanie posiłków może też wspierać integrację. W małym zespole wspólny obiad tworzy naturalną przestrzeń do rozmowy. Przy pracy hybrydowej może dodatkowo uatrakcyjnić dni, w których cały zespół spotyka się w biurze.

Nie oznacza to oczywiście, że wszyscy muszą jeść w jednym miejscu i o tej samej porze. Dobrze zaprojektowany benefit żywieniowy powinien uwzględniać codzienne zwyczaje pracowników i dawać możliwość korzystania z niego w różnych punktach.

Dobra oferta benefitowa nie musi być długa ani kosztowna. W małej firmie najlepiej sprawdzają się rozwiązania proste i elastyczne finansowo. Liczy się nie liczba świadczeń, lecz to, czy pracownicy naprawdę z nich korzystają i czy firma potrafi kontrolować związane z nimi wydatki.

Dodatkową korzyścią może być wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS wartości dofinansowania posiłków do 450 zł miesięcznie na pracownika. Dotyczy to m.in. posiłków oferowanych bez prawa do ekwiwalentu oraz kart przedpłaconych przeznaczonych wyłącznie na zakup posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych [3].  

Dofinansowanie posiłków odpowiada na codzienną potrzebę zespołu, a w myfoodie działa w modelu rozliczenia z dołu: bez abonamentu, przy płatności tylko za środki faktycznie wykorzystane przez pracowników. 

Sprawdź, jak karta lunchowa myfoodie może wspierać pracowników i jednocześnie pasować do budżetu małej firmy.